Plusieurs demandes externes et internes sont acheminées au Centre Eau Terre Environnement (ETE) pour louer à court terme des espaces dans nos installations à diverses fins et il est rapidement apparu qu’une procédure permettrait d’accélérer les traitements des demandes et clarifierait les étapes en vue de la location. La présente procédure permet de fixer une politique de prix cohérente avec les orientations du Centre par rapport à l’ensemble des utilisations des infrastructures. La procédure s’applique uniformément pour l’ensemble des locaux du Centre ETE soit les locaux situés au 490 rue de la Couronne et aux Laboratoires pour l’innovation scientifique et technologique en environnement (LISTE) au 2605 boul. du Parc Technologique à Québec, à l’exclusion des espaces de laboratoire.

Il est à noter que du fait de son statut de fondation et d’établissement d’enseignement supérieur, l’INRS et ses Centres ne peuvent percevoir de taxes sur l’ensemble de ses contrats locatifs à court terme.

Activités éligibles
Toute activité scientifique ou sociale qui est en lien avec la mission, la vision et les valeurs de l’INRS et dont les périodes de location n’entrent pas en conflit avec les activités principales de l’INRS.

Catégories de participants
Internes : l’événement est principalement destiné aux membres de la communauté INRS (professeurs, étudiants et employés) principalement.
OBNL et Partenaires : l’événement est principalement destiné aux organisations ou associations ayant une mission sociale sans but lucratif ou étant partenaires de l’INRS (liste de partenaires disponible au bureau de la direction scientifique).
Externes : l’événement est principalement destiné aux organismes, entreprises, compagnies autres que ceux décrits plus haut.

Tarification
Les membres de la communauté qui organisent une activité offerte gratuitement aux autres membres de la communauté bénéficient d’un accès gratuit aux locaux selon les disponibilités. Toutefois ils doivent s’acquitter des frais supplémentaires applicables. Pour toute autre activité, les prix sont établis selon les participants aux activités, comme établi dans les grilles suivantes. Consulter la Procédure interne relative à la location salles au Centre ETE pour connaitre le détail des grilles tarifaires.

Liste des salles
Des fiches détaillées des salles disponibles (matériel disponible, capacité de la salle, photo de la salle) se trouvent en annexe 1 du document Procédure interne relative à la location salles au Centre ETE.

Démarche de réservation pour l’ensemble des clientèles
1. Faire parvenir une demande par courriel à reservation-salles.ete@inrs.ca en incluant les informations suivantes :
• La date de l’événement;
• Salle identifiée (facultatif)
• Les besoins;
• Présence ou non de nourriture;
• La personne-contact pour cette réservation;
• Une liste des participants.
2. La catégorie du demandeur sera définie par la personne ayant le poste d’assistante de Direction afin de charger le bon tarif selon les catégories définies plus bas.
3. La personne au bâtiment confirmera la réservation au responsable de l’activité après l’analyse de la demande. Un délai de 48h minimum est à prévoir.
4. Une facture sera transmise au responsable de l’activité par la personne de la facturation de l’administration ETE et assurera le suivi pour le paiement.
5. Un formulaire de satisfaction (Forms) de l’utilisation des locaux sera transmis par courriel (à venir).

Note : la confirmation de la réservation prend compte de la disponibilité du local identifié et du personnel.

Nourriture et service traiteurs
L’INRS n’offre pas de service de restauration. Afin d’assurer le bon déroulement de l’événement, il revient au responsable de l’activité de faire appel au service traiteur et l’accueillir à l’entrée de l’édifice. De plus, le nettoyage des lieux utilisés après l’événement est requis.

Politique d’annulation
Organisateur membre de la communauté :
Frais engagés au moment de l’annulation.

Organisateur externe:
– 10 jours ouvrables avant l’activité : annulation ou modification avec facturation de 50% des frais.
– 5 jours ouvrables ou moins avant l’activité : annulation/modification avec facturation de 100% des frais.